Lorsque l'on devient copropriétaire d'un bien immobilier, on comprend rapidement toute l'importance du syndic. Qu'est-ce que cette entité ? Quelles sont les missions qui lui sont affectées ? De quoi est-elle véritablement responsable ? Vous trouverez la réponse à chacune de ces interrogations dans le texte ci-dessous.
Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété ?
Il s'agit d'une personne physique ou morale qui se voit confier la tâche de représenter le syndicat de l'ensemble des propriétaires d'un immeuble. En effet, la loi impose à toutes les copropriété de disposer de syndics. Ces derniers occupent un rôle essentiel pour le bon fonctionnement de la copropriété. Ils sont élus démocratiquement, lors d'un vote à la majorité absolue durant l'assemblée générale des copropriétaires.
Cet organisme peut prendre plusieurs formes. Vous pouvez en effet faire le choix d'un syndic professionnel. Pour réduire les coûts, vous avez également l'option de vous adresser à un syndic à la carte ou à un syndic en ligne, à l'image de la solution proposée par cotoit.fr par exemple. Les copropriétaires les plus modestes recherchent quant à eux une organisation de syndic simple et peu coûteuse. Certains décident alors de confier cette tâche à l'un d'entre eux qui occupera ce poste à titre bénévole pour ne pas faire exploser les coûts. C'est assurément la forme de syndic la moins chère à votre disposition !
Que vous optiez pour un organisme professionnel ou pas, n'oubliez surtout pas que ce poste n'est en aucun cas attribuable à un prestataire de service. Il ne pourra pas non plus être salarié et devra faire l'objet d'un contrat entre toutes les parties concernées. Le mandat court alors sur trois années au maximum et est renouvelable sans limite.
Gérer administrativement et financièrement le bien
Parmi ses attributions, le syndic se doit de tenir à jour le registre des copropriétaires. Il est également tenu d'archiver l'ensemble des documents en lien avec la gestion du bien. Cette fonction implique de consigner l'ensemble des données techniques, administratives et financières dans un registre spécial. Ce dernier servira ensuite à faire le passage de connaissance lors d'un changement d'organisation ou d'intervenant.
Sur le plan financier, sa mission principale consiste à tenir la comptabilité, en précisant la position individuelle de chaque copropriétaire. Il lui faut également élaborer le budget prévisionnel de l'année à venir afin de faire face aux dépenses courantes. Enfin, sa gestion financière doit être validée lors de l'assemblée générale sur la base de plusieurs documents. Il est important que cette dernière soit approuvée à la majorité à cette occasion.
L'entretien technique
Les copropriétaires confient également la gestion technique du bien collectif aux syndics. Ces derniers disposent alors du droit d'administrer l'immeuble au sens large. Cela signifie donc qu'ils devront veiller au bon respect du règlement intérieur de l'habitation qui définit notamment les modalités d'usage des parties communes et privatives. Ce pouvoir comprend également les dimensions sanitaires et sécuritaires, même si il est impossible d'engager une action en justice (exception faite de la mise en œuvre d'une procédure rapide de référé) sans avoir obtenu au préalable le feu vert de l'assemblée générale.
Afin de s'assurer de la bonne gestion technique du bien, le syndic dispose aussi du pouvoir de signer des contrats d'entretien avec des prestataires spécialisés (entretien des réseaux, travaux électriques etc). Il peut ainsi décider seul de la réalisation des travaux les plus modestes. Les tâches les plus importantes devront d'abord faire l'objet d'un vote en assemblée générale. Enfin, il vous faut savoir que la loi lui impose de consigner l'ensemble des interventions techniques (qu'il s'agisse de travaux de réparation, d'entretien ou d'une modification) dans un registre spécifique afin qu'elles soient toutes archivées et consultables rapidement.
Gérer les éventuels employés
Bien évidemment, ce paragraphe ne concernera pas une grande partie des copropriétaires. Malgré tout, il est intéressant d'apprendre que les salariés (on pense notamment aux gardiens et aux responsables des espaces verts) sont placés sous la direction des syndics mais employés par le syndicat des copropriétaires. Cette distinction est importante. Elle implique en effet un fonctionnement particulier.
Le nombre de salariés et leur domaine d'intervention sont ainsi votés durant l'assemblée générale. En aucun cas, un syndic professionnel ne pourra décider seul de l'embauche de personnel supplémentaire, même pour des contrats courts. Ceci constitue de plus un motif pouvant conduire à la rupture du contrat liant copropriété et syndic.
Cependant, vous aurez déjà probablement compris qu'il revient au syndic professionnel de réaliser les démarches permettant l'embauche du personnel. Il en est de même pour tout ce qui concerne les procédures de ruptures de contrat. Bien entendu, durant ces procédures, l'organisation veillera au strict respect de la loi et des conventions collectives afin de ne pas pénaliser les copropriétaires. Elle doit également se montrer vigilante durant la gestion des absences (congés, arrêt maladie, jour de repos etc) et l'établissement des bulletins de paie.
